A implantação do módulo de contabilidade no Protheus e a geração do arquivo SPED ECD requerem uma série de etapas bem definidas. O objetivo é assegurar que todas as informações contábeis sejam corretamente registradas e que o arquivo digital esteja em conformidade com as exigências da Receita Federal. Abaixo, detalho um roteiro passo a passo para a implementação:
Passo a Passo para a Implantação do Módulo de Contabilidade e Geração do Arquivo SPED ECD
1. Preparação do Ambiente
Atualização do Protheus:
1. Verificação de Atualizações:
– Acesse o Portal do Cliente TOTVS e verifique se a sua versão do Protheus está atualizada para suportar o SPED ECD.
– Aplique todas as atualizações, patches e versões necessárias.
2. Backup Completo:
– Realize um backup completo do sistema Protheus, incluindo todas as bases de dados e arquivos de configuração para garantir que dados importantes não sejam perdidos durante o processo.
2. Configuração Inicial
Parâmetros Gerais no Protheus:
1. Configuração de Empresas:
– No módulo de Configuração (SIGACFG), configure os parâmetros da empresa, como CNPJ, inscrição estadual, regime tributário, entre outros.
2. Parâmetros Específicos do SPED ECD:
– Acesse a rotina de parâmetros e configure os detalhes específicos da ECD, como periodicidade da escrituração e data de início da obrigatoriedade.
Cadastro de Informações Básicas:
1. Plano de Contas:
– Certifique-se de que o plano de contas da empresa está devidamente configurado e atualizado no módulo Contábil (SIGACTB).
2. Históricos Padrão:
– Cadastre os históricos contábeis padrão que serão utilizados nos lançamentos contábeis.
3. Centros de Custo:
– Se aplicável, cadastre e configure os centros de custo utilizados pela empresa.
3. Cadastro e Lançamentos Contábeis
Cadastro de Movimentos Contábeis:
1. Movimentos Contábeis:
– Verifique e valide os lançamentos contábeis no sistema, garantindo que todas as transações estejam devidamente registradas.
Importação de Dados:
1. Importação de Dados de Outros Módulos:
– Importe dados de outros módulos (como financeiro, estoque) que são necessários para a contabilidade.
4. Parametrização do SPED ECD
Configuração do Módulo ECD:
1. Acesso ao Módulo ECD:
– Acesse o módulo ECD no Protheus para iniciar a configuração.
2. Configuração Inicial:
– Configure os parâmetros iniciais do módulo ECD, como periodicidade, período de apuração e datas de início da obrigatoriedade.
Configuração de Blocos e Registros:
1. Bloco 0 – Abertura, Identificação e Referências:
– Configure as informações de abertura e identificação da escrituração.
2. Bloco I – Lançamentos Contábeis:
– Configure os registros de lançamentos contábeis.
3. Bloco J – Demonstrações Contábeis:
– Configure os registros das demonstrações contábeis da empresa.
4. Bloco K – Saldos das Contas Contábeis:
– Configure os registros de saldos das contas contábeis.
5. Bloco L – Lucro Real:
– Configure os registros, se aplicável.
6. Outros Blocos Necessários:
– Configure quaisquer outros blocos específicos necessários conforme as atividades da empresa.
5. Testes e Validações
Geração de Arquivos de Teste:
1. Simulação:
– Gere arquivos de teste da ECD para verificar se todas as informações obrigatórias estão sendo corretamente geradas.
2. Validação no PVA (Programa Validador e Assinador):
– Utilize o PVA disponibilizado pela Receita Federal para validar os arquivos gerados. Corrija eventuais erros apontados pelo programa.
Ajustes e Correções:
1. Correção de Inconsistências:
– Realize os ajustes necessários no Protheus e gere novamente os arquivos até que todos os erros sejam corrigidos.
6. Treinamento de Usuários
Treinamento:
1. Capacitação:
– Treine os usuários responsáveis pela geração e envio da ECD, garantindo que compreendam o processo e saibam como proceder em caso de erros ou dúvidas.
7. Geração Regular e Envio
Geração Regular de Arquivos:
1. Processo Regular:
– Estabeleça um cronograma para a geração regular dos arquivos SPED ECD conforme a periodicidade exigida (anual).
2. Envio ao Ambiente da Receita Federal:
– Após validação, realize o envio dos arquivos ao ambiente da Receita Federal dentro dos prazos estabelecidos.
8. Documentação e Suporte
Documentação:
1. Manuais e Procedimentos:
– Mantenha a documentação atualizada, incluindo manuais do usuário, guias de configuração e procedimentos operacionais.
Suporte Técnico:
1. Plano de Suporte:
– Estabeleça um plano de suporte técnico para resolver possíveis problemas durante e após a implantação.
Considerações Finais
A implantação do módulo de contabilidade e a geração do arquivo SPED ECD no Protheus são processos que exigem atenção detalhada e conformidade com a legislação fiscal. Seguir rigorosamente as orientações e manuais fornecidos pela TOTVS e pela Receita Federal é essencial para garantir uma implantação bem-sucedida e evitar penalidades.
